Vejledning til IDEP, filformater, dataimport m.m.

Gå til Intrastats indberetningsside for at starte din indberetning.

Klik på knappen Start indberetning.

Indtast stamdata

Første gang du logger ind, skal kontaktoplysninger indtastes.

Alle gule felter skal udfyldes ud for den rette Indberetning (navn på statistik).

Felterne kan være forudfyldt med oplysninger fra Danmarks Statistik. Disse oplysninger kan rettes, eller der kan tilføjes nye.

Bemærk: Firmanavn kan ikke ændres.

Ønsker du at modtage korrespondance fra Danmarks Statistik via Digital Post, sæt hak i Digital post.

Afslut ved at klikke på Gem.

Dan en indberetning

Klik på [+] Dan en indberetning på startsiden af IDEP.

Opret hovedoplysninger

Markér ved Intrastat Import eller Intrastat Eksport.

Markér ved Manuel indtastning.

Markér ved Nul Intrastat Import/Eksport i perioden, hvis du ikke har haft handel i pågældende periode.

Vælg Statistisk periode ved hjælp af rullemenuen.

Klik på Fortsæt.

Udfyld varepost

Udfyld alle gule felter - brug rullemenuerne eller indtast selv. Hvide felter er frivillige.

Bemærk: Hvis varekoden ikke kræver vægtangivelse, kan dette felt ikke udfyldes.

Under posten vil eventuel vægtangivelse og fakturaværdi løbende blive summeret.

Klik på kikkert-ikonet for at søge efter varekoder.

Klik på GEM - og tilføj flere for at oprette en ny post.

Klik på GEM - og se gemte poster for at godkende og indsende indberetningen.

Egne varekoder og -skabeloner

For at lette indberetningen kan du gemme og genbruge virksomhedens mest anvendte varekoder og vareposter (skabeloner med samme varekode, partnerland m.m. - se nedenfor).

I vareskabeloner kan vægt beregnes automatisk ud fra kilopris (for varer, hvor vægt skal angives).

Vælg mellem egne varekoder og skabeloner ved hjælp af rullemenuerne.

Se vejledningerne: Opret egne vareskabeloner til fremtidig brug og Opret egne varekoder.

Godkend indberetningen

Gå til indberetningslisten for at godkende og indsende din indberetning.

Klik på Send ud for den pågældende indberetning for at godkende og indsende den.

Du kan også trykke på det enkelte indberetningsnummer for at se alle linjer i indberetningen. Her kan du også redigere de enkelte poster inden godkendelse.

Klik på linjenummeret, hvis du ønsker at redigere en post.

Hvis du ønsker at slette en post, markerer du i boksen til venstre for linjenummeret og vælger Slet i menuen Rediger.

Klik på GEM - og tilføj ny post eller Opret i menuen Rediger, hvis du ønsker at tilføje en post til indberetningen.

Endeligt skal du trykke GODKEND OG FORTSÆT for at godkende og indsende indberetningen.

Når du har klikket på GODKEND OG FORTSÆT, får du et resumé af din indberetning.

Bemærk: Kontrollér, at din indberetning er for korrekt varestrøm (Eksport eller Import) og periode. Hvis alt er ok, klik på Send indberetningen.

Hvis du ønsker at rette eller slette indberetningen, klik på Nej, vend tilbage til indberetningslisten.

Kvittering på indberetning sendes til den e-mail-adresse, der er tilknyttet dit MitID Erhverv.

Bemærk: Danmarks Statistik har først modtaget din indberetning, når der er markeret med flueben i kolonnen Indberetning sendt på listen over indberetninger.

Eksporter dine poster til Excel-fil

Du har desuden mulighed for at eksportere dine vareposter til en Excel-fil. Denne fil kan du redigere efterfølgende og uploade som en Excel Line-fil.

Du finder funktionen ved at klikke på Gå til listen over indberetninger på startsiden. Klik herefter på det ønskede indberetningsnummer for komme til varepost-linjerne.

Klik Eksporter poster for at downloade filen. Hvis du ønsker fremadrettet at uploade din indberetning i stedet for at indtaste manuelt, kan du slette data i filen og benytte den som skabelon til næste indberetning.

Se Dataimport fra fil i IDEP for vejledning til, hvordan du importerer data fra filer i IDEP.

Klik på [+] Dan en indberetning på startsiden af IDEP.

Vælg først indberetningstype, fx Intrastat Import.

Marker derefter ved Erstatningsindberetning.

Vælg oprindeligt indberetningsnummer/periode ved hjælp af rullemenuen.

Klik på Fortsæt.

Herefter åbnes en kopi af din oprindelige indberetning.

Bemærk: Gå til afsnittet: Slet alle vareposter, og upload en ny fil med alle oplysninger her i vejledningen, for at uploade en ny fil, efter at have valgt hovedoplysninger.

Manuelle ændringer

Klik direkte på det aktuelle linjenummer for at rette en post.

Tilføj en post ved at klikke på knappen GEM - og tilføj ny post.

Slet en post ved at markere i den lille boks til venstre for linjenummeret og vælg Slet under menuen Rediger.

Posten åbnes, når du har klikket på det aktuelle linjenummer.

Ret posten og klik på GEM - og gå til næste for at komme til næste post. Du kan også bladre i posterne ved at bruge navigations-knapperne.

Tilføj en post ved at klikke på knappen GEM - og tilføj ny post.

Klik på GEM - og se gemte poster, når alle rettelser er foretaget.

Husk at godkende/indsende indberetningen. Læs videre nedenfor for vejledning til, hvordan du indsender erstatningsindberetningen.

Listen over indberetninger

På listen over indberetninger kan du se din oprindelige indberetning og erstatningsindberetning(er).

Du kan i kolonnen Type se, hvilke indberetningsnumre det drejer sig om.

Bemærk: Din indberetning er korrekt indsendt, når der i listen over indberetninger er markeret med et flueben i kolonnen Indberetning sendt på indberetningslisten.

Upload ny fil

Hvis du i stedet for at rette i de oprindelige poster vil uploade en helt ny fil som erstatning, skal du gøre følgende:

Klik på knappen Slet alle poster og upload på ny, når erstatningsindberetningen åbnes.

Du kan nu uploade en fil, som du plejer.

Hvis du har benyttet Eksporter poster i IDEP til at eksportere den oprindelige fil og rettet i denne, skal du vælge importformatet Intrastat Excel Line fra rullemenuen.

Bemærk: Klik på multi import, hvis du ikke får mulighed for at vælge dit normale filformat.

Husk at godkende/indsende indberetningen. Læs videre nedenfor for vejledning til, hvordan du indsender erstatningsindberetningen.

Listen over indberetninger

På listen over indberetninger kan du se din oprindelige indberetning og erstatningsindberetning(er).

Du kan i kolonnen Type se, hvilke indberetningsnumre det drejer sig om.

Bemærk: Din indberetning er korrekt indsendt, når der i listen over indberetninger er markeret med et flueben i kolonnen Indberetning sendt på indberetningslisten.

Vælg Rediger og dernæst Opret i menulinjen.

Du kan også trykke F4 for at oprette egen varekode.

1. Udfyld feltet Egne varekoder med ønsket navn. Feltet kan være forudfyldt. I så fald kan du ændre navnet eller beholde det.

2. Udfyld feltet Varekode med den ønskede ottecifrede varekode.

3. Når du begynder at udfylde feltet Varekode, vil der fremkomme en liste med forslag til varekoder til højre i skærmbilledet. Klik på den ønskede varekode i listen for at tilføje til Egne varekoder.

4. Det er også muligt at søge efter varekoden ved hjælp af søgeord ved at klikke på kikkertikonet.

Feltet Varebeskrivelse vil som udgangspunkt indeholde den officielle beskrivelse af varekoden, men det er muligt at slette beskrivelsen og tilføje sin egen.

Når der er indtastet en kode, vil der til højre for feltet Varekode vises, hvilken supplerende enhed der skal benyttes. I viste eksempel er supplerende enhed ”1000 stk.” til koden for rugeæg.

Klik på Gem for at gemme varekoden.

Hvis der kun vises en bindestreg ud for feltet Varekode, vil varekoden kræve vægtangivelse.

Varekoden findes nu på listen over Egne varekoder.

For at tilføje ny varekode klikker du igen på Opret eller F4.

Klik på varekodens navn i kolonnen Egne varekoder, hvis du ønsker at redigere koden.

Markér i den lille boks til venstre for varekodens navn, og vælg Slet, hvis du ønsker at slette koden.

Du kan også gemme egne varekoder, når du står i en varepost. Når du har indtastet varekoden, klikker du på Gem som egen varekode.

Udfyld feltet Egne varekoder med ønsket navn.

Feltet Varebeskrivelse vil som udgangspunkt indeholde den officielle beskrivelse af varekoden, men det er muligt at slette beskrivelsen og tilføje sin egen.

Klik på Gem og gå tilbage til posten for at gemme varekoden og vende tilbage til din indberetning.

Varekoden vil nu være gemt under det navn, du har indtastet.

Når du har åbnet en varepost, finder du den ønskede varekode ved at skrive navnet eller benytte rullemenuen ved feltet Egne varekoder.

Når du er logget ind i IDEP, vælg Funktioner i menulinjen og dernæst Vareskabeloner i undermenuen.

Alternativt kan du trykke F4 for at oprette en ny skabelon.

Udfyld Skabelonnavn og eventuel Beskrivelse.

Markér ved Kun Intrastat. (OBS: Det er ikke længere muligt at indberette til EU-salg uden moms via Danmarks Statistik).

Herefter udfyldes der med de data, der ønskes gemt som en del af skabelonen. I dette eksempel:

• Varemodtagers momsnummer
• Partnerland
• Oprindelsesland
• Varekode.

Hvis varekoden kræver vægtangivelse, et det muligt at benytte automatisk udregning af vægt ved angivelse af pris pr. kilo. Markér ved Ja, og udfyld en kilopris (automatisk udregning kan fjernes fra skabelonen igen).

Klik på Gem for at gemme vareskabelonen eller på Luk for at gå tilbage til foregående side uden at gemme.

Vareskabelonen er nu oprettet og klar til brug og findes på listen over vareskabeloner.

Klik på et skabelonnavn for at redigere en eksisterende skabelon.

Markér i den lille boks til venstre for vareskabelonens navn, og vælg Slet, hvis du ønsker at slette en skabelon.

Klik på Luk for at gå til startsiden.

Du kan også oprette en vareskabelon, når du har åbnet en varepost.

Tryk på Gem som vareskabelon eller F11, når de ønskede felter er udfyldt (Varemodtagers momsnummer, Partnerland, Oprindelsesland, Transaktionsart og Egne varekoder).

Udfyld Skabelonnavn og eventuelt en kort beskrivelse.

Klik på Gem varepost som skabelon.

Start med at åbne en varepost, som du plejer.

Du kan nu vælge imellem dine gemte vareskabeloner ved hjælp af rullemenuen ved siden af Skabelon.

Klik på den vareskabelon, du ønsker at anvende.

Når vareskabelonen er indsat, kan du udfylde eventuelle resterende gule felter.

OBS: Hvis du har tilknyttet auto-beregning af vægt til vareskabelonen, skal du indtaste fakturaværdien, herefter bliver vægten automatisk udregnet og indsat.

Klik på GEM - og tilføj flere for at åbne en ny, tom varepost.

Klik på GEM - og se gemte poster ved den sidste post for at gå tilbage til oversigt over vareposter i indberetningen. Herfra kan du godkende og indsende indberetningen.

Start IDEP

Gå til indberetningssiden til Intrastat.

Klik Start indberetning, og log på med MitID Erhverv. Ejere af enkeltmandsvirksomheder kan også indberette med deres private MitID til erhvervsindberetning.

Indtast stamdata

Første gang du logger ind, skal stamdata indtastes.

Alle gule felter skal udfyldes ud for den rette Indberetningstype (navn på statistik).

Felterne kan være forudfyldt med oplysninger fra Danmarks Statistik. Disse oplysninger kan rettes, eller der kan tilføjes nye.

OBS: Firmanavn kan ikke ændres.

Afslut ved at klikke på: Gem.

Opret tredjepart

Markér Indstillinger i den blå menulinje øverst i skærmbilledet.

Vælg Oplysningsgivere.

Markér de statistikker, som du ønsker, oplysningsgiver skal indberette på jeres vegne.

Udfyld kontaktoplysninger, og afslut ved at klikke på Gem.

Herefter vil oplysningsgiver have adgang til at indberette på jeres vegne. 

Vælg statistik

Gå til indberetningssiden til Intrastat.

Klik Start indberetning, og log på med MitID Erhverv. Ejere af enkeltmandsvirksomheder kan også indberette med deres private MitID til erhvervsindberetning.

Indtast kontaktoplysninger

Første gang, du logger ind, skal du indtaste jeres kontaktoplysninger ved aktive statistikker og klikke på Gem.

OBS: Firmanavn kan ikke ændres.

Klik på Luk, hvis der ikke er felter at udfylde.

Herefter kommer du til startsiden.

Vælg CVR-nummer

Vælg Indstillinger/Vælg aktivt CVR-nr. i menulinjen øverst i skærmbilledet.

I venstre side af billedet kan du se de CVR-numre, du har adgang til.

Klik på det CVR-nummer, som du ønsker at foretage indberetning for.

Du vil nu komme til startsiden og kan starte indberetningen. 

Bemærk: Du kan altid se, hvilket CVR-nummer der er aktivt ved at kigge i øverste, højre hjørne til venstre for Log ud-knappen