Bredere dataadgang ledsages af nye regler for e-mailadresser
Forskningsservices nye tiltag med bredere dataadgang skaber større og mere fleksible forskningsprojekter – men samtidig øges behovet for at styrke koblingen mellem de ansvarlige institutioner og deres brugere. Derfor skærper Forskningsservice snart kravene til brug af e-mailadresser. Den præcise tidsplan for ændringen offentliggøres i sensommeren 2025, men både autorisationsansvarlige og brugere kan allerede nu forberede sig.
9. juli 2025 kl. 11:48
Gennem foråret 2025 har Forskningsservice arbejdet målrettet på at skabe bedre rammer for komplekse forskningsprojekter. Det betyder, at brugere af Danmarks Statistiks mikrodataordninger nu har mulighed for at formulere bredere projekter, hvilket åbner op for flere analyser inden for samme projekt samt større fleksibilitet til både iterative og eksplorative analyser.
Men samtidig stiller den bredere adgang krav om en mere kontrolleret og entydig tilgang til data. Som Nikolaj Borg Burmeister, kontorchef i Forskningsservice, forklarer:
- ”Mange brugere benytter i dag gratis webmail-adresser som Gmail og Hotmail eller udenlandske e-mailadresser. Det gør det vanskeligt entydigt at identificere brugerne og sikre deres tilknytning til autoriserede institutioner, som har det overordnede ansvar for dataadgangen.”
For at sikre, at dataadgangen sker under kontrollerede forhold med en klar kobling mellem brugere og ansvarlige institutioner, skærper Forskningsservice derfor snart kravene til e-mailadresser. En detaljeret tidsplan offentliggøres i sensommeren 2025.
Skærpede krav til e-mailadresser – hvad indebærer det?
Alle brugere skal ved indførelsen af det skærpede krav være registreret med en e-mailadresse tilhørende en autoriseret institution. Det vil sige, at man som bruger skal være oprettet med en e-mailadresse tilknyttet den autoriserede institution, man arbejder under. Private og gratis webmailadresser – såsom Gmail og Hotmail – samt udenlandske e-mailadresser og adresser fra ikke-autoriserede institutioner må derefter ikke anvendes. Nikolaj Borg Burmeister uddyber:
-”Hvis du samarbejder med flere institutioner, kan du godt være oprettet med en e-mailadresse fra en anden autoriseret institution. Men hvis adressen stammer fra en ikke-autoriseret institution, skal du have en e-mailadresse udstedt af den institution, der ejer projektet.”
Hvad kan du gøre allerede nu?
Det er allerede muligt at forberede sig – både som bruger og som autorisationsansvarlig. Forskningsservices anbefalinger er:
- Som bruger: Tjek, hvilken e-mailadresse du er registreret med. Hvis du bruger en privat eller udenlandsk mailadresse, bør du skifte til en e-mail fra din autoriserede institution, hvis du har mulighed for det.
- Som ansvarlig for autorisationer: Kortlæg hvilke maildomæner der gælder for din institution. Identificer brugere, som skal have ny mailadresse, og lav en plan for, hvordan I sikrer, at kravet bliver opfyldt. Det anbefales desuden at rydde op i gamle og inaktive brugere i Danmarks Datavindue for at skabe et mere sikkert og overskueligt miljø.
Yderligere information
For spørgsmål eller yderligere vejledning kan Forskningsservices Callcenter eller din kontaktperson i Forskningsservice kontaktes. Den endelige plan vil blive offentliggjort senere i 2025, så det anbefales at afvente denne i forbindelse med konkrete sager.